Per "posta elettronica certificata" (PEC) si intende il servizio di messaggistica elettronica in grado di garantire l'identificazione del mittente, l'integrità e la confidenzialità del messaggio, nonché di attestare il recapito del messaggio stesso. In buona sostanza, la posta elettronica certificata si può definire l'equivalente telematico delle raccomandate e delle notificazioni in forma cartacea inviate tramite la posta tradizionale.

In questa pagina riepiloghiamo solo gli elementi essenziali della PEC; per un'analisi dettagliata della normativa, soprattutto per quanto riguarda gli aspetti di maggior interesse per le imprese e il valore legale della PEC, rimandiamo invece all'articolo "La disciplina della PEC, posta elettronica certificata".

(Nota per le Aziende associate ad Assografici: l'articolo è pubblicato anche nel notiziario AssograficInformA n. 16/2010, sezione Osservatorio Nuove Tecnologie)

Premesso che il termine per dare comunicazione al registro delle imprese della casella PEC aziendale è scaduto il 30 giugno 2012 (o il 30 giugno 2013, per le imprese individuali e artigiane), riteniamo utile mettere in immediata evidenza un elemento:

la necessità di assicurare controlli periodici della casella PEC aziendale, in quanto gli effetti giuridici connessi alla notifica di atti tramite questo strumento si producono nel momento in cui il gestore del servizio PEC rende disponibile il documento nella casella di posta del destinatario; la disciplina della PEC non prevede però alcuna particolare cautela per il caso in cui il destinatario della comunicazione non sia in grado di accedere alla propria casella di posta (perché assente, ovvero per mancanza, inidoneità o assenza delle persone tenute a ricevere il messaggio per suo conto). Questo aspetto è più dettagliatamente illustrato nell'articolo "La disciplina della PEC, posta elettronica certificata", al punto 3.1, "atti della PA diretti ai privati".

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  Il servizio PEC

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Il servizio di posta elettronica certificata può essere svolto da gestori iscritti in un apposito elenco tenuto dall'Agenzia per l'Italia Digitale (ex DigitPA).

In concreto, il servizio si attiva con l'apertura - dietro abbonamento - di una casella e-mail presso il gestore; attraverso questa casella transitano i messaggi di posta, che acquisiscono valore legale a condizione che tanto il mittente quanto il destinatario siano in possesso di una casella di e-mail certificata.

La procedura di trasmissione dei messaggi si sviluppa nelle seguenti fasi:

• dopo la spedizione dell'e-mail, il mittente riceve dal proprio server una prima ricevuta di presa in carico, con attestazione temporale (come un timbro postale); successivamente riceve dal server destinatario una ricevuta di consegna del messaggio nella casella di arrivo, anche in questo caso con attestazione temporale;
• il mittente ottiene, con la ricevuta di avvenuta consegna, un'attestazione su tutto il contenuto inviato nel messaggio; questa ricevuta, firmata dal server che ha effettuato la consegna, rappresenta un'attestazione più dettagliata rispetto alla ricevuta di una raccomandata cartacea; inoltre, tutte le operazioni vengono registrate e conservate nel tempo;
• vi è anche la possibilità di richiedere la "notifica di accesso" marcata temporalmente per certificare l'accesso del destinatario al messaggio.

L'interoperabilità con gli altri fornitori di posta certificata garantisce invio e ricezione di messaggi certificati a/da qualsiasi utente di posta certificata.

Il testo normativo di riferimento è il DPR 11 febbraio 2005, n. 68, "Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata" (GU n. 97 del 28 aprile 2005); ne evidenziamo di seguito gli elementi di maggior interesse.

"Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore" (nuova formulazione dell'articolo 14, comma 1, del DPR 445/2000). Si conferma pertanto che la posta elettronica certificata consente l'invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di legge.

Il regolamento disciplina anche l'ipotesi di virus informatici presenti nei messaggi e-mail: qualora il gestore del mittente o del destinatario riceva messaggi con virus informatici è tenuto a non accettarli o non inoltrarli al destinatario, informando tempestivamente il mittente dell'impossibilità di dar corso alla trasmissione (art. 12).