Per "posta elettronica certificata" (PEC) si intende il servizio di messaggistica elettronica in grado di garantire l'identificazione del mittente, l'integrità e la confidenzialità del messaggio, nonché di attestare il recapito del messaggio stesso. In buona sostanza, la posta elettronica certificata si può definire l'equivalente telematico delle raccomandate e delle notificazioni in forma cartacea inviate tramite la posta tradizionale.

In questa pagina riepiloghiamo solo gli elementi essenziali della PEC; per un'analisi dettagliata della normativa, soprattutto per quanto riguarda gli aspetti di maggior interesse per le imprese e il valore legale della PEC, rimandiamo invece all'articolo "La disciplina della PEC, posta elettronica certificata".

(Nota per le Aziende associate ad Assografici: l'articolo è pubblicato anche nel notiziario AssograficInformA n. 16/2010, sezione Osservatorio Nuove Tecnologie)

Riteniamo utile mettere in immediata evidenza tre elementi:

1. il termine per dare comunicazione al registro delle imprese (*) della casella PEC, fissato al 29 novembre 2011 per le Aziende già costituite alla data del 28 novembre 2008; le Aziende costituite successivamente a tale data, invece, devono indicare il proprio indirizzo PEC nella domanda di iscrizione al registro delle imprese (art. 16, comma 6, del decreto legge 185/2008 - convertito in legge 2/2009);

   (*) le modalità operative di comunicazione al registro delle imprese sono illustrate dalle CCIAA territoriali (per esempio Milano)

2. la necessità di assicurare controlli periodici della casella PEC aziendale, in quanto gli effetti giuridici connessi alla notifica di atti tramite questo strumento si producono nel momento in cui il gestore del servizio PEC rende disponibile il documento nella casella di posta del destinatario; la disciplina della PEC non prevede però alcuna particolare cautela per il caso in cui il destinatario della comunicazione non sia in grado di accedere alla propria casella di posta (perché assente, ovvero per mancanza, inidoneità o assenza delle persone tenute a ricevere il messaggio per suo conto). Questo aspetto è più dettagliatamente illustrato nell'articolo "La disciplina della PEC, posta elettronica certificata", al punto 3.1, "atti della PA diretti ai privati";

3. in alternativa all'attivazione e segnalazione di una propria casella PEC aziendale, la possibilità di comunicare al registro delle imprese l'indirizzo PEC "di uno studio professionale che assiste l'impresa negli adempimenti burocratici, ovvero, ad esempio, di un'altra azienda cui l'impresa obbligata all'adempimento sia giuridicamente o economicamente collegata" (Ministero dello Sviluppo Economico, circ. 3645/C del 3/11/2011).

  Precisazioni del Ministero dello Sviluppo Economico
  sulla comunicazione al registro delle imprese

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Con circolare 3645/C del 3 novembre 2011, il Ministero dello Sviluppo Economico ha dato importanti indicazioni operative.

Il chiarimento più significativo - come anticipato - riguarda la possibilità di indicare l'indirizzo PEC "di uno studio professionale che assiste l'impresa negli adempimenti burocratici, ovvero, ad esempio, di un'altra azienda cui l'impresa obbligata all'adempimento sia giuridicamente o economicamente collegata".

La circolare ministeriale definisce inoltre l'ambito applicativo, specificando che sono tenute all'obbligo di iscrizione dell'indirizzo PEC nel registro delle imprese le società:

• di capitali e di persone;

• semplici;

• cooperative;

• in liquidazione;

• estere che hanno in Italia una o più sedi secondarie.

Non sono quindi tenuti all'iscrizione i consorzi, contrariamente a quanto avevano ritenuto inizialmente alcune Camere di Commercio.

Le società consortili, invece, devono ritenersi soggette all'obbligo, poiché trattandosi di società costituite ai sensi dei capi III e seguenti del titolo V del libro V del Codice civile, sono società di persone o di capitali che con i consorzi hanno in comune lo scopo ma non la veste giuridica (art. 2615-ter c.c.).

Quanto alle modalità per eseguire l'iscrizione, la circolare indica due procedure a disposizione delle aziende:

• Comunicazione Unica di cui all'art. 9 del DL 7/2007, convertito con legge 40/2007, mediante la modulistica Registro imprese/REA (modulo S2, riquadro 5, nei soli campi relativi all'indirizzo PEC);

• procedura semplificata on line attivabile dal sito www.registroimprese.it.

In entrambi i casi l'iscrizione è esente da imposta di bollo e diritti di segreteria.

Non è soggetto a comunicazione il rinnovo dell'indirizzo PEC iscritto nel registro, ossia del contratto che l'azienda ha con il gestore del servizio PEC, a meno che, in sede di rinnovo, l'indirizzo venga cambiato.

L'iscrizione dell'indirizzo PEC può essere eseguita anche da un professionista incaricato dal legale rappresentante dell'azienda; i professionisti abilitati a svolgere tale tipo di servizio sono quelli indicati dall'art. 31, co. 2-quinquies, della legge 340/2000 (dottori commercialisti, ragionieri, periti commerciali).

  Il servizio PEC

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Il servizio di posta elettronica certificata può essere svolto da gestori iscritti in un apposito elenco tenuto da DigitPA.

Tra i più diffusi servizi di posta elettronica certificata presenti sul mercato vi sono LegalMail (gestito da Infocert) e Postemail (gestito da Poste italiane).

In concreto, il servizio si attiva con l'apertura - dietro abbonamento - di una casella e-mail presso il gestore; attraverso questa casella transitano i messaggi di posta, che acquisiscono valore legale a condizione che tanto il mittente quanto il destinatario siano in possesso di una casella di e-mail certificata.

La procedura di trasmissione dei messaggi si sviluppa nelle seguenti fasi:

• dopo la spedizione dell'e-mail, il mittente riceve dal proprio server una prima ricevuta di presa in carico, con attestazione temporale (come un timbro postale); successivamente riceve dal server destinatario una ricevuta di consegna del messaggio nella casella di arrivo, anche in questo caso con attestazione temporale;
• il mittente ottiene, con la ricevuta di avvenuta consegna, un'attestazione su tutto il contenuto inviato nel messaggio; questa ricevuta, firmata dal server che ha effettuato la consegna, rappresenta un'attestazione più dettagliata rispetto alla ricevuta di una raccomandata cartacea; inoltre, tutte le operazioni vengono registrate e conservate nel tempo;
• vi è anche la possibilità di richiedere la "notifica di accesso" marcata temporalmente per certificare l'accesso del destinatario al messaggio.

L'interoperabilità con gli altri fornitori di posta certificata garantisce invio e ricezione di messaggi certificati a/da qualsiasi utente di posta certificata.

Il testo normativo di riferimento è il DPR 11 febbraio 2005, n. 68, "Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata" (GU n. 97 del 28 aprile 2005, consultabile nel sito www.digitpa.gov.it); ne evidenziamo di seguito gli elementi di maggior interesse.

"Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore" (nuova formulazione dell'articolo 14, comma 1, del DPR 445/2000). Si conferma pertanto che la posta elettronica certificata consente l'invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di legge.

L'art. 4 precisa che "per i privati che intendono utilizzare il servizio di posta elettronica certificata, il solo indirizzo valido, ad ogni effetto giuridico, è quello espressamente dichiarato ai fini di ciascun procedimento con le pubbliche amministrazioni o di ogni singolo rapporto intrattenuto tra privati o tra questi e le pubbliche amministrazioni. Tale dichiarazione obbliga solo il dichiarante e può essere revocata nella stessa forma" (comma 2).

Importante è la specificazione del comma 3: "La volontà espressa ai sensi del comma 2 non può comunque dedursi dalla mera indicazione dell'indirizzo di posta certificata nella corrispondenza o in altre comunicazioni o pubblicazioni del soggetto".

Il comma 4 aggiunge che "le imprese, nei rapporti tra loro intercorrenti, possono dichiarare la esplicita volontà di accettare l'invio di posta elettronica certificata mediante indicazione nell'atto di iscrizione al registro delle imprese. Tale dichiarazione obbliga solo il dichiarante e può essere revocata nella stessa forma".

Il regolamento disciplina anche l'ipotesi di virus informatici presenti nei messaggi e-mail: qualora il gestore del mittente o del destinatario riceva messaggi con virus informatici è tenuto a non accettarli o non inoltrarli al destinatario, informando tempestivamente il mittente dell'impossibilità di dar corso alla trasmissione (art. 12).

Per le disposizioni di dettaglio, l'art. 17 rimanda alle regole tecniche relative a formazione, trasmissione e validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata, emanate con Decreto 2 novembre 2005 del Ministero per l'innovazione e le tecnologie (GU n. 266 del 15 novembre 2005).

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NOTA SULLE SANZIONI PER MANCATA COMUNICAZIONE DELL'INDIRIZZO PEC AL REGISTRO DELLE IMPRESE

Alle richieste di iscrizione inviate dopo il 29 novembre 2011 sarà applicata la sanzione per tardivo deposito (da 103 a 1.032 euro).

Se la comunicazione avviene entro il 29 dicembre 2011, la sanzione amministrativa pecuniaria è ridotta a un terzo.

Così dispone la nuova formulazione dell'art. 2630 del codice civile, modificato dall'art. 9, comma 5, dello Statuto delle imprese (legge 11 novembre 2011, n. 180):

Art. 2630 (Omessa esecuzione di denunce, comunicazioni e depositi) - Chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese, ovvero omette di fornire negli atti, nella corrispondenza e nella rete telematica le informazioni prescritte dall'articolo 2250, primo, secondo, terzo e quarto comma, è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 103 euro a 1.032 euro. Se la denuncia, la comunicazione o il deposito avvengono nei trenta giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti, la sanzione amministrativa pecuniaria è ridotta ad un terzo.

Se si tratta di omesso deposito dei bilanci, la sanzione amministrativa pecuniaria è aumentata di un terzo.

Tuttavia, con lettera circolare 224402 del 25 novembre 2011 il Ministero dello Sviluppo Economico ha dato indicazione alle Camere di Commercio di non applicare sanzioni nei confronti delle Aziende che comunicheranno l'indirizzo PEC al Registro Imprese oltre il termine del 29 novembre, ma comunque entro il 2011.

Sono infatti giunte segnalazioni da parte dei gestori PEC - spiega il Ministero - circa le difficoltà di fare fronte all'enorme mole di richieste di nuove caselle concentratasi nell'imminenza della scadenza del termine; di conseguenza, questa situazione determina l'impossibilità di individuare l'elemento soggettivo (dolo o colpa) che è presupposto necessario per l'applicazione delle sanzioni.

Pertanto, "ragionevolmente almeno fino all'inizio del nuovo anno" le Camere di Commercio riterranno "corretto adempimento anche quello tardivo effettuato entro tale data".