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POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA: L'E-MAIL CON VALORE LEGALE


Per "posta elettronica certificata" (PEC) si intende il servizio di messaggistica elettronica in grado di garantire l'identificazione del mittente, l'integrità e la confidenzialità del messaggio, nonché di attestare il recapito del messaggio stesso. In buona sostanza, la posta elettronica certificata si può definire l'equivalente telematico delle raccomandate e delle notificazioni in forma cartacea inviate tramite la posta tradizionale.

In questa pagina riepiloghiamo solo gli elementi essenziali della PEC; per un'analisi dettagliata della normativa, soprattutto per quanto riguarda gli aspetti di maggior interesse per le imprese e il valore legale della PEC, rimandiamo invece all'articolo "La disciplina della PEC, posta elettronica certificata".

(Nota per le Aziende associate ad Assografici: l'articolo è pubblicato anche nel notiziario AssograficInformA n. 16/2010, sezione Osservatorio Nuove Tecnologie)
Premesso che il termine per dare comunicazione al registro delle imprese della casella PEC aziendale è scaduto il 30 giugno 2012 (o il 30 giugno 2013, per le imprese individuali e artigiane), riteniamo utile mettere in immediata evidenza due elementi:
  1. la necessità di assicurare controlli periodici della casella PEC aziendale, in quanto gli effetti giuridici connessi alla notifica di atti tramite questo strumento si producono nel momento in cui il gestore del servizio PEC rende disponibile il documento nella casella di posta del destinatario; la disciplina della PEC non prevede però alcuna particolare cautela per il caso in cui il destinatario della comunicazione non sia in grado di accedere alla propria casella di posta (perché assente, ovvero per mancanza, inidoneità o assenza delle persone tenute a ricevere il messaggio per suo conto). Questo aspetto è più dettagliatamente illustrato nell'articolo "La disciplina della PEC, posta elettronica certificata", al punto 3.1, "atti della PA diretti ai privati";

  2. in alternativa all'attivazione e segnalazione di una propria casella PEC aziendale, vi è la possibilità di comunicare al registro delle imprese l'indirizzo PEC "di uno studio professionale che assiste l'impresa (non individuale) negli adempimenti burocratici, ovvero, per esempio, di un'altra azienda cui l'impresa obbligata all'adempimento sia giuridicamente o economicamente collegata" (Ministero dello Sviluppo Economico, circ. 3645/C del 3/11/2011).

  Precisazioni del Ministero dello Sviluppo Economico
  sulla comunicazione al registro delle imprese

Con circolare 3645/C del 3 novembre 2011, il Ministero dello Sviluppo Economico ha dato importanti indicazioni operative.

Il chiarimento più significativo - come anticipato - riguarda la possibilità per le imprese non individuali di indicare l'indirizzo PEC "di uno studio professionale che assiste l'impresa negli adempimenti burocratici, ovvero, ad esempio, di un'altra azienda cui l'impresa obbligata all'adempimento sia giuridicamente o economicamente collegata".

La circolare ministeriale definisce inoltre l'ambito applicativo, specificando che sono tenute all'obbligo di iscrizione dell'indirizzo PEC nel registro delle imprese le società:

Non sono quindi tenuti all'iscrizione i consorzi, contrariamente a quanto avevano ritenuto inizialmente alcune Camere di Commercio.

Le società consortili, invece, devono ritenersi soggette all'obbligo, poiché trattandosi di società costituite ai sensi dei capi III e seguenti del titolo V del libro V del Codice civile, sono società di persone o di capitali che con i consorzi hanno in comune lo scopo ma non la veste giuridica (art. 2615-ter c.c.).

Quanto alle modalità per eseguire l'iscrizione, la circolare indica due procedure a disposizione delle aziende:

In entrambi i casi l'iscrizione è esente da imposta di bollo e diritti di segreteria.

Non è soggetto a comunicazione il rinnovo dell'indirizzo PEC iscritto nel registro, ossia del contratto che l'azienda ha con il gestore del servizio PEC, a meno che, in sede di rinnovo, l'indirizzo venga cambiato.

L'iscrizione dell'indirizzo PEC dell'impresa non individuale può essere eseguita anche da un professionista incaricato dal legale rappresentante dell'azienda; i professionisti abilitati a svolgere tale tipo di servizio sono quelli indicati dall'art. 31, co. 2-quinquies, della legge 340/2000 (dottori commercialisti, ragionieri, periti commerciali).

Per le imprese indivudali, invece, con nota n. 53687 del 2 aprile 2013 il Ministero dello Sviluppo Economico ha precisato: "è necessario che l'indirizzo PEC sia ricondotto esclusivamente e unicamente all'imprenditore stesso, senza possibilità di domiciliazione presso soggetti terzi".


  Il servizio PEC

Il servizio di posta elettronica certificata può essere svolto da gestori iscritti in un apposito elenco tenuto dall'Agenzia per l'Italia Digitale (ex DigitPA).

Tra i più diffusi servizi di posta elettronica certificata presenti sul mercato vi sono LegalMail (gestito da Infocert) e Postecert (gestito da Poste italiane).

In concreto, il servizio si attiva con l'apertura - dietro abbonamento - di una casella e-mail presso il gestore; attraverso questa casella transitano i messaggi di posta, che acquisiscono valore legale a condizione che tanto il mittente quanto il destinatario siano in possesso di una casella di e-mail certificata.

La procedura di trasmissione dei messaggi si sviluppa nelle seguenti fasi:

L'interoperabilità con gli altri fornitori di posta certificata garantisce invio e ricezione di messaggi certificati a/da qualsiasi utente di posta certificata.

Il testo normativo di riferimento è il DPR 11 febbraio 2005, n. 68, "Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata" (GU n. 97 del 28 aprile 2005); ne evidenziamo di seguito gli elementi di maggior interesse.

"Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende spedito dal mittente se inviato al proprio gestore, e si intende consegnato al destinatario se reso disponibile all'indirizzo elettronico da questi dichiarato, nella casella di posta elettronica del destinatario messa a disposizione dal gestore" (nuova formulazione dell'articolo 14, comma 1, del DPR 445/2000). Si conferma pertanto che la posta elettronica certificata consente l'invio di messaggi la cui trasmissione è valida agli effetti di legge.

L'art. 4 precisa che "per i privati che intendono utilizzare il servizio di posta elettronica certificata, il solo indirizzo valido, ad ogni effetto giuridico, è quello espressamente dichiarato ai fini di ciascun procedimento con le pubbliche amministrazioni o di ogni singolo rapporto intrattenuto tra privati o tra questi e le pubbliche amministrazioni. Tale dichiarazione obbliga solo il dichiarante e può essere revocata nella stessa forma" (comma 2).

Importante è la specificazione del comma 3: "La volontà espressa ai sensi del comma 2 non può comunque dedursi dalla mera indicazione dell'indirizzo di posta certificata nella corrispondenza o in altre comunicazioni o pubblicazioni del soggetto".

Il comma 4 aggiunge che "le imprese, nei rapporti tra loro intercorrenti, possono dichiarare la esplicita volontà di accettare l'invio di posta elettronica certificata mediante indicazione nell'atto di iscrizione al registro delle imprese. Tale dichiarazione obbliga solo il dichiarante e può essere revocata nella stessa forma".

Il regolamento disciplina anche l'ipotesi di virus informatici presenti nei messaggi e-mail: qualora il gestore del mittente o del destinatario riceva messaggi con virus informatici è tenuto a non accettarli o non inoltrarli al destinatario, informando tempestivamente il mittente dell'impossibilità di dar corso alla trasmissione (art. 12).

Per le disposizioni di dettaglio, l'art. 17 rimanda alle regole tecniche relative a formazione, trasmissione e validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata, emanate con Decreto 2 novembre 2005 del Ministero per l'innovazione e le tecnologie (GU n. 266 del 15 novembre 2005).

GCT